Les documents administratifs constituent des éléments indispensables dans la gestion de l’entreprise. Même si la numérisation est encouragée, certains justificatifs sont plus pratiques sous format papier. C’est le cas, notamment des documents commerciaux.
Focus sur les différentes sortes de documents commerciaux
Les entreprises qui exercent une activité commerciale savent pertinemment qu’il existe plusieurs sortes de documents commerciaux. Ces derniers permettent de matérialiser les échanges entre les deux parties, à savoir le commerçant et l’acheteur. Il peut s’agir d’achat de produits, mais également de fourniture de services. Il existe différentes sortes de documents commerciaux, dont le bon de commande. Il sert, comme son nom l’indique, à gérer les commandes. Il est établi afin de confirmer la commande d’un ou de plusieurs produits. Il y a aussi le bon de livraison. Celui-ci est utilisé pour justifier une livraison. Sans ce document, le livreur ne peut pas confirmer, auprès de son collaborateur, que la livraison a bien été effectuée. En effet, ce bon doit être signé par le client lorsqu’il reçoit la marchandise.
La facture constitue un autre document administratif couramment utilisé, y compris par les particuliers. On n’a pas besoin de travailler dans le secteur commercial pour comprendre son importance. C’est un document obligatoire, qui doit être établi pour concrétiser les conditions de vente d’une marchandise ou une fourniture de services. De ce fait, on y trouve plusieurs informations. Il s’agit notamment des renseignements sur le type de marchandise ou de service fourni, le prix, la date et les coordonnées des deux parties. Les bons d’intervention sont aussi des documents commerciaux qui restent très pratiques lorsqu’on doit fournir un service. Pour la réparation d’un climatiseur, par exemple, il sert à prouver que l’intervention a bien eu lieu.
Les documents commerciaux et la dématérialisation
Pour optimiser la gestion de son entreprise, il est primordial d’assurer l’organisation du travail. Dans un monde de plus en plus numérisé, les documents administratifs n’ont plus la place qu’ils avaient auparavant. La numérisation est surtout encouragée en raison du gaspillage de papier qui est assez élevé dans les entreprises. Ainsi, au lieu d’utiliser des documents, il suffit de mémoriser les informations sur des disques durs. Cependant, aujourd’hui, beaucoup d’entreprises privilégient encore l’impression sous format papier pour tout ce qui concerne les documents administratifs.
Les factures sont des documents commerciaux qu’il faut imprimer. Le client et le commerçant doivent avoir un exemplaire chacun. Pour le client, c’est le meilleur moyen de mémoriser ses achats, mais aussi de justifier ses dépenses. En effet, les documents commerciaux servent de preuve écrite. Toutefois, lorsqu’on a recours à ce genre de justificatif, il faut savoir l’utiliser. De plus, il est important de respecter le délai de conservation d’une facture. Par ailleurs, pour avoir des documents commerciaux de qualité et en quantité suffisante, l’idéal est de se rendre dans une imprimerie spécialisée. Aussi, une imprimerie produit des carnets et des liasses de documents commerciaux personnalisés. En somme, elle peut fabriquer un carnet de bon de commande, un carnet de bon de livraison, et autres adaptés aux besoins de l’entreprise. C’est essentiel si l’on souhaite développer son activité ou se faire de la publicité.
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