L’intégration des solutions logicielles est actuellement devenue une nécessité pour les entreprises qui souhaitent se développer et être performantes face à la concurrence. En effet, ces outils proposent de nombreux avantages, tels que l’automatisation des tâches, la collecte et l’établissement d’un référentiel uniforme de données, l’optimisation des coûts et des productions, ainsi qu’une meilleure sécurité des informations.
Toutefois, les logiciels de gestion d’entreprise se déclinent dans un large éventail de fonctionnalités. Il est notamment possible d’opter pour un CRM pour mieux gérer la relation client, un logiciel de facturation ou de comptabilité, un outil de gestion des stocks et de la chaîne d’approvisionnement, un outil RH … Face à la multitude de logiciels de gestion disponibles, comment s’y retrouver ? Dans cet article, découvrez les principaux critères pour identifier le logiciel de gestion idéal.
Opter pour un logiciel de gestion complet et facile à utiliser
Le déploiement d’un logiciel de gestion requiert un certain investissement financier et temporel. Il est ainsi essentiel de faire le bon choix pour ne pas devoir réinvestir au bout de quelques années. Dans ce cadre, le principal critère de choix se base sur les fonctionnalités du logiciel de gestion d’entreprise. En particulier, l’outil doit répondre à tous les besoins de votre métier, mais également à tous les services inhérents au pilotage de votre entreprise. D’ailleurs, sachez que de nombreux PGI rassemblent actuellement plusieurs modules à la fois. Ils permettent ainsi de gérer aussi tous les processus liés au management de projets, au RH, à la comptabilité, au GRC, à l’inventaire, aux coûts de fonctionnement, aux commandes, aux fournisseurs, à la vente, à la facturation … Pour répondre aux besoins de développement actuels et futurs de votre activité, il est ainsi conseillé d’utiliser un logiciel de gestion complète dès le départ.
Si vous cherchez le meilleur logiciel ERP du moment, découvrez notamment Setinup qui se démarque par son ergonomie, sa facilité d’utilisation et sa sécurité renforcée. En optant pour ce logiciel PGI, vous disposez d’ailleurs de plus de 40 fonctionnalités modulables en fonction de vos besoins. Selon vos besoins, ce logiciel se décline aussi en trois offres dédiées aux projets, aux interventions ou à l’entreprise. De plus, une équipe réactive et à l’écoute est à votre disposition pour vous accompagner tout au long de l’utilisation de Setinup. Cependant, c’est surtout la disponibilité d’un essai gratuit qui permet à ce logiciel de se démarquer du lot. Vous pourrez ainsi pleinement vous assurer qu’il répond aux besoins réels de votre activité.
Identifier les besoins logiciels de votre secteur d’activité
Bien que certains processus soient communs à la gestion des entreprises, ces dernières tendent à avoir des besoins différents en termes de fonctionnement. Dans ce cadre, avant d’opter pour un logiciel de gestion quelconque, il est essentiel de préalablement identifier les problèmes auxquels fait face votre entreprise. Il peut également être utile de recenser les éventuelles solutions qui sont déjà implémentées dans vos processus de gestion pour faciliter le déploiement de l’ERP et réduire le coût de l’investissement. En particulier, c’est dans ce cadre que les logiciels modulaires précisent tous leurs avantages. En effet, ces derniers permettent de choisir entre plusieurs modules qui sont spécialement adaptés à un cœur de métier précis.
D’autre part, pour faciliter la gestion d’une entreprise via un logiciel ERP, la disponibilité de certaines technologies est devenue essentielle. En particulier, l’outil doit favoriser la collaboration entre les différents services de l’entreprise. Dans ce cadre, vous pouvez notamment opter pour un hébergement sur le Cloud pour garantir un accès facile et sécurisé des données à l’ensemble de vos collaborateurs. En effet, la mobilité et la connectivité sont essentielles aux ERP pour garantir la réussite de la transition digitale des activités professionnelles. En optant pour un logiciel mobile friendly, vous pourrez notamment gérer votre entreprise partout et à tout moment. Toutefois, il est également recommandé d’opter pour un logiciel évolutif qui pourra accompagner le développement de l’entreprise. Dans ce cadre, il est notamment vital de vérifier que l’éditeur du logiciel propose des mises à jour régulières. Certains ERP sont d’ailleurs totalement personnalisables pour permettre aux entreprises de s’adapter facilement à leurs environnements.
Vérifier la conformité légale du logiciel de gestion
La transformation digitale des entreprises doit être réalisée dans le respect de la loi. En effet, plusieurs règlementations sont en vigueur en termes de gestion d’activités professionnelles. En particulier, les logiciels ERP doivent notamment être conformes à la loi anti-fraude TVA, laquelle est en vigueur depuis le début de l’année 2018. D’autre part, il faut également veiller à utiliser un logiciel de gestion qui soit conforme au RGPD. En particulier, ce dernier met l’accent sur l’importance de la protection des données, comme les fiches de paie et les factures, ainsi que l’obligation de les conserver jusqu’à une durée d’au moins 50 ans. De plus, pour les activités de vente à distance, la loi impose aussi de déclarer tout échange de biens au niveau de la douane.
D’ailleurs, pour certaines activités de commerce international, il est également essentiel de vérifier que l’ERP permette de répondre aux besoins de production d’états financiers imposés par les organismes publics. En effet, l’ESMA et la SEC demandent par exemple des rapports financiers périodiques. En utilisant un logiciel de gestion certifié conforme aux règlementations en vigueur, vous éviterez ainsi de subir d’éventuelles sanctions en cas de contrôle financier et administratif. De plus, les ERP légaux sont préalablement testés pour éviter d’éventuelles erreurs de gestion et failles de sécurité. Vous vous assurez ainsi d’exploiter des données complètes et exactes pour le bon développement de votre entreprise.
Choisir un logiciel de gestion qui optimise les données
Le traitement des données est au cœur du principe d’utilisation des logiciels ERP. Ces derniers doivent ainsi faciliter la collecte, l’analyse, l’organisation et le traitement des informations pour chaque service de l’entreprise. Dans ce cadre, il est essentiel d’opter pour une solution logicielle qui permette de retranscrire tous les attributs et champs de données à travers l’ensemble du réseau de l’entreprise. En particulier, cela vous permettra de suivre correctement les coûts et des les répercuter systématiquement dans le grand livre des comptes. Vous gagnerez ainsi plus de visibilité, afin d’identifier d’éventuels besoins de négociation ou de changement de fournisseur.
D’autre part, le logiciel de gestion doit aussi permettre d’exporter et d’exploiter facilement les données. En effet, vos collaborateurs peuvent par exemple avoir besoin de les traiter sur Excel ou d’autres logiciels.
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